Fermeture des bureaux (COB)

La "clôture des activités" (COB) est un terme couramment utilisé dans le monde des affaires qui marque la fin de la journée de travail d'une organisation. Il représente le moment où les opérations et les activités quotidiennes d'une entreprise se terminent, et où les employés terminent généralement leur travail et se préparent à partir pour la journée. Le COB sert de point de référence pour fixer les délais et les attentes dans un contexte professionnel, indiquant souvent quand des tâches ou des actions spécifiques doivent être achevées.

Qu'est-ce que la clôture des activités (COB) ?

La "clôture des activités" (COB) désigne la fin de la journée de travail d'une entreprise ou d'une organisation. Il s'agit du moment où les opérations et les activités régulières d'une entreprise pour la journée se terminent, et où les employés finissent généralement leur travail et quittent le lieu de travail. Le COB est souvent utilisé pour fixer des délais pour les tâches ou les actions qui doivent être achevées avant la fin de la journée de travail.

Le COB est un moyen pratique de communiquer des délais et des attentes dans un contexte professionnel. Toutefois, il est essentiel de clarifier la signification exacte du COB lorsque l'on fixe des délais, en particulier lorsque l'on traite avec des personnes ou des parties situées dans des fuseaux horaires ou des régions différents, afin d'éviter tout malentendu.

Améliorez vos performances de vente de 94 % grâce à notre logiciel de gestion de la commission par le jeu

Qu'est-ce qu'un jour ouvrable ?

Les jours ouvrables, également appelés jours de travail, sont les jours de la semaine pendant lesquels la plupart des entreprises et des organisations fonctionnent et mènent leurs activités habituelles. Ces jours excluent généralement les week-ends (samedi et dimanche) et les jours fériés officiels. Les jours ouvrables sont essentiels à la réalisation de diverses opérations liées aux entreprises, telles que les transactions, les réunions, le service à la clientèle et les tâches administratives.

Quelles sont les heures d'ouverture normales ou raisonnables ?

Les heures d'ouverture normales ou raisonnables peuvent varier en fonction du pays, du secteur et des pratiques commerciales spécifiques. Toutefois, il existe des lignes directrices générales sur ce qui est considéré comme des heures d'ouverture normales ou standard dans de nombreux pays anglophones, y compris les États-Unis, le Canada et le Royaume-Uni.

Ces heures se situent généralement dans la fourchette suivante

Du lundi au vendredi: Les jours ouvrables s'étendent généralement du lundi au vendredi, le samedi et le dimanche étant généralement considérés comme des week-ends.
9 h 00 à 17 h 00: Le cœur de la journée de travail se situe généralement entre 9 heures et 17 heures. Cet horaire de 9 à 5 est un point de référence commun pour les heures de travail standard.
Pause déjeuner: De nombreuses entreprises prévoient une pause déjeuner, souvent vers midi, qui peut durer de 30 minutes à une heure. Pendant cette période, certains bureaux et magasins peuvent fermer temporairement ou avoir un personnel réduit.

Quand utilise-t-on la COB ?

Voici quelques situations courantes dans lesquelles vous pouvez utiliser la COB :

Fixer des échéances aux employés
Demandes des clients
Gestion de projet
Programmation des réunions
Communication interne
Demandes des vendeurs ou des fournisseurs

Fixer des échéances aux employés: Lorsque vous assignez des tâches ou des projets à des employés, vous pouvez utiliser COB pour indiquer quand vous attendez que le travail soit terminé. Par exemple, "Veuillez déposer le rapport de projet sur mon bureau avant la fin de la journée de demain".
Demandes des clients : Lorsque vous demandez des informations, des documents ou des actions à des clients, vous pouvez utiliser la COB pour fixer un délai précis. Par exemple, "Nous avons besoin de votre approbation sur les modifications du contrat avant le COB d'aujourd'hui".
Gestion de projet: Le COB est souvent utilisé dans la gestion de projet pour fixer des délais pour des étapes spécifiques du projet ou des produits livrables. Par exemple, "La phase de conception doit être achevée avant le COB de vendredi prochain".
Programmation des réunions: Lorsque vous proposez des heures de réunion, vous pouvez suggérer une heure par COB pour indiquer que vous souhaitez que la réunion soit programmée avant la fin du jour ouvrable. Par exemple, "Essayons de planifier la réunion avec le client pour demain COB".
Communications internes: Le COB peut être utilisé dans des courriels ou des messages internes pour communiquer des échéances ou des attentes au sein d'une organisation. Par exemple, "Veuillez soumettre vos notes de frais pour le mois en cours avant le 15 au plus tard".
Demandes des fournisseurs: Lorsque vous traitez avec des vendeurs ou des fournisseurs, vous pouvez utiliser COB pour spécifier quand vous avez besoin de livraisons, d'expéditions ou de réponses. Par exemple, "Nous avons besoin que les matériaux soient livrés au plus tard lundi prochain".

Pourquoi les entreprises utilisent-elles des acronymes dans leur communication ?

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les acronymes sont couramment utilisés dans la communication d'entreprise :

Efficacité
Simplification
Facilité de référence
Confidentialité
Normalisation
Communication globale
Jargon technique

Efficacité: Les acronymes permettent de gagner du temps et de l'espace dans la communication écrite et orale. Au lieu d'utiliser de longues phrases ou des termes techniques de manière répétée, les entreprises peuvent utiliser des acronymes pour transmettre des idées ou des concepts complexes de manière rapide et concise.
Simplification: Les acronymes simplifient la terminologie complexe ou les noms d'entreprise longs, les rendant plus accessibles et plus faciles à retenir. Cette simplification peut renforcer la reconnaissance de la marque et améliorer la communication avec les clients.
Facilité de référence: Les acronymes servent de points de référence pratiques. Les employés et les membres de l'équipe peuvent les utiliser pour se référer à des projets, des départements ou des concepts sans avoir besoin de longues explications.
Confidentialité: Dans certains cas, les entreprises utilisent des acronymes pour préserver la confidentialité ou protéger des informations sensibles. En utilisant des acronymes, elles peuvent discuter de projets ou d'initiatives sans révéler de détails sensibles.
Normalisation: Les acronymes permettent de normaliser la terminologie et les abréviations au sein d'une organisation. Cette cohérence peut améliorer la communication interne et réduire les malentendus.
La communication globale: Dans les entreprises multinationales ou dans le cadre de relations avec des partenaires internationaux, les acronymes peuvent transcender les barrières linguistiques. Ils constituent une abréviation commune que des personnes d'horizons linguistiques différents peuvent comprendre.‍
Jargon technique: dans les secteurs où la terminologie technique est spécialisée, des acronymes sont utilisés pour simplifier la communication entre les experts. Cette pratique est courante dans des domaines tels que les technologies de l'information, les soins de santé, la finance et l'ingénierie.

Comment utiliser la COB sur le lieu de travail ?

Lignes directrices sur l'utilisation de la COB dans un cadre professionnel :

Spécifier le fuseau horaire
Utilisation dans le cadre d'une communication claire
Tenir compte du destinataire
Utilisation dans la gestion de projet
Fixer des délais réalistes
Coordination entre les fuseaux horaires
Suivi et confirmation

Indiquez le fuseau horaire: Le terme COB fait souvent référence à la fin d'un jour ouvrable, ce qui peut varier en fonction des fuseaux horaires. Pour éviter toute confusion, précisez le fuseau horaire auquel vous faites référence lorsque vous utilisez COB. Par exemple, "Veuillez soumettre votre rapport avant le COB (17h00 EST)".
Utilisation dans le cadre d'une communication claire: Lorsque vous fixez des délais ou formulez des demandes, veillez à ce que l'utilisation de la COB soit claire et sans ambiguïté. Indiquez la date et l'heure précises si nécessaire afin d'éviter tout malentendu. Par exemple, "J'ai besoin de vos commentaires sur la proposition pour vendredi COB".
Tenir compte du destinataire: Lorsque vous utilisez COB dans des courriels ou des messages, demandez-vous si le destinataire est familier avec l'acronyme. Si ce n'est pas le cas, il est conseillé de l'expliquer la première fois que vous l'utilisez dans une conversation ou d'en donner une définition.
Utilisation dans la gestion de projet: La COB peut être utile dans la gestion de projet pour fixer des délais pour les tâches ou les étapes. Assurez-vous que l'équipe de projet comprend la signification et les implications de la COB dans le calendrier du projet.
Fixer des délais réalistes: Lorsque vous utilisez la COB pour assigner des tâches ou des projets, assurez-vous que les délais sont réalisables et que vous disposez de suffisamment de temps pour les mener à bien. Fixer des délais irréalistes pour la COB peut entraîner du stress et une baisse de la qualité du travail.
Coordonner les fuseaux horaires: Dans les organisations où les employés ou les parties prenantes se trouvent dans des fuseaux horaires différents, coordonnez l'utilisation de la COB afin d'éviter toute confusion. Indiquez clairement quel fuseau horaire de la COB s'applique à la tâche.‍
Suivi et confirmation: Après avoir assigné une tâche avec une date limite de livraison, pensez à faire un suivi avec la partie responsable pour confirmer qu'elle comprend la date limite et qu'elle dispose des ressources nécessaires pour terminer la tâche à temps.

Enquêtes sur le pouls des employés :

Il s'agit d'enquêtes courtes qui peuvent être envoyées fréquemment pour vérifier rapidement ce que vos employés pensent d'un sujet. L'enquête comprend moins de questions (pas plus de 10) afin d'obtenir rapidement des informations. Elles peuvent être administrées à intervalles réguliers (mensuels/hebdomadaires/trimestriels).

Rencontres individuelles :

Organiser périodiquement des réunions d'une heure pour discuter de manière informelle avec chaque membre de l'équipe est un excellent moyen de se faire une idée précise de ce qui se passe avec eux. Comme il s'agit d'une conversation sûre et privée, elle vous permet d'obtenir de meilleurs détails sur un problème.

eNPS :

L'eNPS (employee Net Promoter score) est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'évaluer l'opinion de vos employés sur votre entreprise. Il comprend une question intrigante qui permet d'évaluer la loyauté. Voici un exemple de questions posées dans le cadre de l'eNPS Quelle est la probabilité que vous recommandiez notre entreprise à d'autres personnes ? Les employés répondent à l'enquête eNPS sur une échelle de 1 à 10, où 10 signifie qu'ils sont "très susceptibles" de recommander l'entreprise et 1 signifie qu'ils sont "très peu susceptibles" de la recommander.

Sur la base des réponses, les salariés peuvent être classés dans trois catégories différentes :

Promoteurs
Employés qui ont répondu positivement ou qui sont d'accord.
Détracteurs
Employés qui ont réagi négativement ou qui ont exprimé leur désaccord.
Passives
Les employés qui sont restés neutres dans leurs réponses.

Quelle est la différence entre EOD et COB ?

La différence entre EOD et COB :

EOD fait généralement référence à la fin du jour ouvrable dans le fuseau horaire de l'expéditeur. Alors que COB fait souvent référence à la fin du jour ouvrable par rapport à un fuseau horaire spécifique, généralement l'heure normale de l'Est (EST) aux États-Unis.
La signification de l'EOD dépend du lieu et du fuseau horaire de l'expéditeur. Si l'expéditeur se trouve dans un fuseau horaire différent de celui du destinataire, cela peut donner lieu à des malentendus. Le COB est souvent associé à un fuseau horaire spécifique (par exemple, EST) et dépend moins de la localisation de l'expéditeur. Cela peut apporter plus de clarté dans les communications transfrontalières ou internationales.
L'EOD peut offrir une plus grande flexibilité en termes d'interprétation, car elle peut être spécifique à l'heure locale de l'expéditeur. Toutefois, cette flexibilité peut également conduire à des malentendus dans des contextes mondiaux. Le COB fournit un point de référence relativement normalisé, ce qui en fait un choix plus approprié pour les communications entre différents fuseaux horaires ou lorsqu'il est important d'avoir une heure précise.